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  標題:本院辦公自動化系統試用
    

文檔統一管理    無紙化更環保

本院辦公自動化系統試用
 

隨著鏡湖醫院管理水準的不斷提高,以及當今電腦軟件技術、網絡技術的發展。在醫院領導的高度重視下,引入辦公自動化系統(Office Automation,簡稱OA)。

OA系統是利用電腦技術的手段提高辦公的效率,實現辦公的自動化處理。醫院現代化辦公越來越強調資訊集成、溝通、協作以提高辦公效率、提升管理水準。在這方面對醫院的辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。範圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協同辦公、以及各種資訊的溝通與傳遞。收發文也從傳統的方式向工作流自動化方式進行,OA系統更多的承擔了資訊通道的責任,它是各個部門資訊溝通和共用的管道。利用辦公排程為行政辦公人員提供合理規劃,分析管理資料,更好的服務臨床,為醫院營造了電子化協同辦公氛圍,是提高整體運轉能力不可缺少的軟體工具。

醫院的領導意識到這點,期望能由以前單純的人工指揮調度的建設逐漸轉移到利用電腦軟件和網絡,全面的進行醫院日常辦公的資訊化建設,使領導、各科室業務部門能夠在一個統一的平台上共用數據和應用業務流程。通過辦公自動化的軟體就可以清晰的知道醫院的運行狀態,高層領導獲取的資訊不必一定要通過中層領導的反映才能獲得,更方便管理層作出決策。

在醫院方面可以體現的功能特點:

1、文檔進行一體化管理。文件的發佈、交換、上傳、下載、共用、歸檔、搜索等。只要分配了許可權,便可以在網上方便的進行資料庫檢索,獲取自己所需的資料。比傳統的紙面文件更方便管理、無紙化運作更環保,重要的文件不怕丟失等。另外網絡硬盤,文件共用功能,可代替用USB手指等進行資料交換,避免病毒感染。

2、規範化、制度化的工作流程管理,提高辦公效率。OA系統每種辦公事項都有相應的工作流程,同時各種文檔進行規範化登記和處理,這種基於工作流約束的機制,帶來了規範化、制度化的管理的理念,可以最大化的減少工作中人為的錯誤,無形而有效的提高管理水準。這種基於工作流的約束機制並不是一成不變的,它同時可以靈活的進行配置,根據具體需要進行調整,可隨時跟蹤文件的辦理情況。設立既定的報告文件審批流程,電子報告文件會嚴格按流程執行,快速省時。不會像人手要拿著各種檔案、申請報告到處跑來跑去,有時還會送錯部門。

3、輔助辦公實現了辦公自動化。日常行政事務,會議管理、人事假期管理、車輛管理、日程、通知、查詢、統計等功能都在網路環境下實現,收發文也從傳統的方式向工作流自動化方式進行。使用OA系統,是事找人,非人找事做。

4、異地辦公。擴大了辦公區域,實現了分散式辦公。跨越了地域的限制,透過互聯網讓相隔異地也可以同步辦公。

5、建立內部的通信平台。建立單位內部的郵件系統,使單位內部的通信和資訊交流快捷通暢。

6、建立資訊發佈的平台。如:電子公告、電子刊物,醫院規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等,能夠讓員工之間得到傳播,讓員工更好的瞭解醫院的發展動態。

7、網絡安全設計。伺服器和客戶端之間的通訊加密,使用基於SSL的128位通訊加密或是VPN技術,防止攔載或竄改,保證傳輸的數據更安全。

現時本院的OA系統處於起步階段,工作的表單、流程等需時磨合,系統的功能有待我們去發掘、利用。還有其它的功能如:討論區、網絡硬盤、資產管理、採購管理、倉庫管理等等。逐步發揮OA系統的價值,更好地輔助行政工作。(周偉文) 

員工分批學習OA系統操作。
 

 

 
   

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